Gestione della carta

Un nuovo concetto di efficienza
Le nostre prestazioni personalizzate vi permettono di gestire in modo ottimale la vostra carta e di allestire con efficienza i vostri reporting – dalle soluzioni individuali per i conteggi mensili alle analisi dettagliate della struttura dei costi.

Decidete voi quali opzioni rispondono meglio alle esigenze della vostra azienda.

• Conteggi mensili: scegliete tra conteggi mensili singoli o collettivi oppure richiedete una soluzione personalizzata.
• Electronic Data File: conteggi mensili e statistiche direttamente sul vostro MIS.
• Management Information System: analisi dettagliata e calcolo del potenziale di risparmio.

Numerose soluzioni su misura – anche per la vostra azienda
Conteggi mensili singoli, collettivi o addirittura una soluzione personalizzata: scegliete la variante che preferite e contrassegnatela con una crocetta sull’accordo quadro.

Conteggi mensili singoli
Se optate per i conteggi mensili singoli potete scegliere tra le seguenti varianti:

• Variante 1a: conteggio mensile con dettagli sugli utilizzi della carta e polizza di versamento all’indirizzo privato del titolare indicato sulla richiesta di carta (solo in Svizzera).
• Variante 1b: conteggio mensile con dettagli sugli utilizzi della carta e polizza di versamento all’indirizzo aziendale del titolare indicato sulla richiesta di carta.
• Variante 2: tutti i conteggi mensili e le polizze di versamento vengono inviati in blocco alla persona indicata sull’accordo quadro (a partire da 10 carte).

Conteggi mensili collettivi
Per i conteggi mensili collettivi potete scegliere tra le seguenti varianti:

• Variante 3: conteggio mensile collettivo per tutte le carte con dettagli sugli utilizzi (fino a 10 carte). Su questo conteggio sono elencati tutti gli utilizzi delle carte di ogni singolo titolare. Per il pagamento basta versare il totale complessivo indicato mediante la polizza di versamento allegata.
• Variante 4: (complementare alla variante 3): in aggiunta al conteggio collettivo, i vostri collaboratori riceveranno all’indirizzo aziendale una lista degli utilizzi della loro carta per il controllo.
• Variante 5: conteggio mensile collettivo per tutte le carte senza dettagli sugli utilizzi delle carte e liste supplementari degli utilizzi (a partire da 10 carte). Adatto per chi desidera solo un conteggio mensile collettivo per il pagamento ma non necessita dei dettagli sugli utilizzi delle carte. I collaboratori riceveranno all’indirizzo aziendale la lista di controllo degli utilizzi della propria carta per eseguire il conteggio delle spese.

Soluzione personalizzata

• Variante 6: desiderate differenziare l’invio dei conteggi mensili collettivi per reparto, sede e centro di costo e inviare inoltre le liste degli utilizzi della carta ai vostri collaboratori? Nell’accordo quadro non dovrete far altro che indicarci la vostra persona di contatto e noi elaboreremo con piacere una soluzione personalizzata per la vostra azienda.

Electronic Data File offre al vostro MIS (Management Information System) una trasparenza e un controllo maggiori
Ogni mese, caricate sul vostro MIS i dettagli relativi agli utilizzi della vostra carta e i vostri conteggi mensili, in questo modo avrete sempre una panoramica sulle spese dei vostri collaboratori e saprete ad esempio in quali alberghi sono soliti pernottare o con che frequenza e con quale compagnia aerea viaggiano più spesso. Queste informazioni potranno esservi molto utili quando si tratterà di concordare delle condizioni migliori con i vostri partner commerciali.

I vantaggi

• Risparmio di tempo: trasferimento dei dati rapido e comodo
• Riduzione dei costi: non dovrete più districarvi tra innumerevoli documenti cartacei
• Trasferimento sicuro dei dati: i dati vengono trasferiti sul vostro sistema in forma elettronica
• Archiviazione elettronica: tutti i dati sono perfettamente ordinati nel vostro computer
• Analisi elettroniche: estrapolate le statistiche di cui avete bisogno

Panoramica delle prestazioni
Ogni mese, alla chiusura dei conteggi mensili, allestiamo per voi un documento XML* e una copia del vostro conteggio mensile in formato PDF. Caricate il documento XML nel vostro MIS (Management Information System) e tutti i dati saranno a vostra disposizione per essere analizzati. I documenti in formato XML e PDF resteranno salvati sul nostro server per 12 mesi.

* XML (Extensible Markup Language) è un formato flessibile per il trasferimento di dati concepito appositamente per Internet. Questo linguaggio di marcatura è basato su un meccanismo sintattico che permette di integrare i dati in numerose applicazioni.

Quanto costa questo servizio?

• Spese di attivazione (una tantum): CHF 300 (IVA inclusa). Le spese di attivazione di CHF 300 una tantum vi verranno fatturate dopo l’attivazione del servizio.
• Costo annuo: CHF 180 (IVA inclusa). Il costo annuo di CHF 180 vi verrà fatturato ogni anno a gennaio. Nel caso in cui effettuiate l’iscrizione nel corso dell’anno, il costo annuo vi verrà fatturato pro rata per l’anno in questione (CHF 15 al mese).

 Alla richiesta

 Avete delle domande? Chiamate la nostra Help Line 24h. Il nostro team è volentieri a vostra disposizione:
+41 (0)844 00 04 30

Le vostre spese sempre sotto controllo
La gestione dei costi è una strategia molto diffusa al giorno d’oggi. Il risparmio sulle spese – mantenendo sempre la stessa produttività – richiede tuttavia un elevato grado di informazione. Maggiore è la conoscenza sulla struttura delle spese sostenuta nell’azienda, migliore è la gestione e la riduzione dei costi. Il nostro MIS vi aiuta in questo senso calcolando per voi il vostro potenziale di risparmio.

Il MIS è costituito da 2 livelli:

Report aziendale

• Grazie al Report aziendale, voi e la vostra azienda avrete la possibilità, indipendentemente dai diversi tipi di conteggi mensili collettivi e dalle liste degli utilizzi delle carte, di visualizzare le spese totali per reparto, sede o centro di costo. Il Report aziendale diventerà così uno strumento di controllo di cui non potrete più fare a meno.
• Inoltre, vi saranno elencati tutti i dati più importanti per effettuare i vostri pagamenti e facilitare così la vostra contabilità.

Business Card Reporting
Desiderate liste dettagliate? Richiedete un Business Card Report. Una volta all’anno riceverete una panoramica che comprende tutte le vostre carte e somma tutte le vostre spese annue.

• Le spese vengono suddivise in categorie (ad esempio spese di viaggio, alloggio, vitto, prelievi di contanti ecc.). Le spese annue verranno suddivise per collaboratore, mese e nazione. Potrete inoltre visualizzare in quale albergo si contano più pernottamenti, qual è il ristorante più frequentato e che cosa incide maggiormente sulle spese di viaggio.
• Queste cifre, insieme al Report aziendale, rappresentano argomenti validi per ottenere condizioni migliori con i vostri partner commerciali.